Betingelser for arrangementer og events

Reservation af Statens Naturhistoriske Museums (herefter SNM) lokaler og arealer foretages ved at kontakte Eventafdelingen. Der efterfølgende fremsender et tilbud på det ønskede arrangement, med angivelse af perioden, hvori tilbuddet er gældende.
Reservationen kan frit annulleres inden skriftlig ordrebekræftelse er fremsendt og afbestillingsbetingelserne trådt i kraft.
I tilfælde af, at flere kunder ønsker samme lokale eller areal, i samme periode, og arrangementet ikke er skriftligt bekræftet, forbeholder SNM sig ret til at tilbyde lokalet eller arealet til anden side, efter tilbudsperiodens udløb.

Den skriftlige aftale på arrangementet skal indeholde nøjagtige oplysninger vedrørende dato og tidsramme for arrangementet, forventede antal deltagere samt den samlede pris. Såfremt dette ikke er tilfældet, kontaktes din kontaktperson i SNM ́s Eventafdeling. Aftalen udgør sammen med nærværende betingelser partnernes samlede aftale, og kan kun fraviges efter skriftlig aftale mellem partnerne.
SNM forbeholder sig ret til at fremsende en ny aftale, hvis der er væsentlige ændringer til arrangementet, som kan påvirke enten den bekræftede pris eller udnyttelsen af lokalet og arealets kapacitet.

Ved alle arrangementer i SNM ́s lokaler og arealer, skal opgørelsen af den maksimale kapacitet respekteres. Kun i særlige tilfælde, og med skriftlig godkendelse af SNM, kan kapacitetsgrænsen for lokaler og arealer fraviges.
SNM forbeholder sig ret til, af hensyn til samlingernes og gæsternes sikkerhed, afvikling af arrangementet eller i forhold til ønsker om benyttelse af lokalets kapacitet til telte/pavilloner/scener, underholdning eller udstyr, at sætte begrænsninger i deltagerantallet i forhold til lokalernes og arealernes maximale kapacitet.

SNM ́s lokaler og arealer indeholder museets samling; udstillede genstande, genstande opbevarede i vores magasiner samt den levende del af samlingen, Botanisk have. Fokus på genstandenes sikkerhed er høj og dermed er der særlige regler omkring at medbringe blomster og planter ind udefra samt føde -og drikkevarer. Føde –og drikkevarer er kun tilladt for SNM ́s godkendte leverandører.
Foto og video optagelser, taget i forbindelse med arrangementet, kan anvendes til privat og internt brug ikke i en officiel og/eller kommerciel sammenhæng.
SNM skal godkende brug og opsætning af kundens egne materialer f.eks. bannere, plakater mv.
Kunden skal erstatte SNM enhver skade af det lejede med undtagelse af skader opstået ved normalt brug, slitage og force majeure.

Et arrangement kan afbestilles senest 45 dage før afviklingsdato. Afbestilling er når der foretages helt eller delvist annullering, reduktion, afkortning eller lignende ændringer i arrangementet.

Endeligt bestilt arrangement er de ydelser, der resterer 45 dage før afviklingsdato.
Følgende betingelser gælder for reduktion af arrangementet:
Reduktion på op til 35% af det endelige arrangement skal meddeles Eventafdelingen skriftligt senest 30 dage før afviklingsdato.

Reduktion på op til 10% af det endelige arrangement skal meddeles Eventafdelingen skriftligt senest 10 dage før afviklingsdato.
Ved no-show har Statens Naturhistoriske Museum krav på en erstatning svarende til fuld pris på det endelige bestilte arrangement.
Afbestilling og reduktion skal ske skriftligt og bekræftes af Eventafdelingen på museet. SNM kan kræve at blive holdt skadesløs for udgifter til særlige aftalte ydelser, der ikke kan afbestilles, f.eks. musik, udstyr og lignende.

Ved helt ekstreme forhold uden for parternes kontrol (force majeure) kan afbestilling/aflysning ske vederlagsfrit. Afbestilling/aflysning på baggrund af coronavirus eller tilsvarende pandemi betragtes ikke som en force majeure situation, med mindre aflysningen af arrangementet skyldes et offentligt forbud, der umuliggør afholdelse af selve arrangementet. I så fald vil en aflysning af arrangementet betyde, at hver part bærer egne omkostninger og at misligholdelsesbeføjelser eller øvrige erstatningskrav ikke kan påberåbes.

For at kunne opfylde kontrakten skal virksomheder oplyse CVR-nummer og private kunder deres CPR-nummer.

Jeg giver samtykke til, at Københavns Universitet registrerer mine kontaktoplysninger, og senere kontakter mig på mail med information og nyhedsbreve, invitationer til arrangementer mv. Københavns Universitet kan opbevare mine kontaktoplysninger indtil jeg tilbagekalder mit samtykke.

I tilfælde af særlige regnskabsmæssige krav kan relevante oplysninger om dig opbevares i Københavns Universitets arkiver, indtil disse krav er opfyldt. Københavns Universitet har en privatlivspolitik, som kan læses her.

Aftaleforholdet er underlagt dansk ret.
Enhver tvist, der måtte udspringe af aftaleforholdet, som ikke kan løses forligsmæssigt ved forhandling, skal henvises til behandling ved Københavns Byret som første instans.

Statens Naturhistoriske Museum